Tietosuojaseloste 
Oppilashallintojärjestelmä Visma InSchool Primus

Porin seudun steinerkoulu

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisteröidyn informoimiseksi
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

1. Rekisterin nimi

Oppilashallintojärjestelmä Visma InSchool Primus

2. Rekisterinpitäjä

Porin Seudun Steinerkouluyhdistys r.y.
Tasavallankatu 2
28130 Pori

3. Rekisterin yhteyshenkilöt

Rehtori Marika Rappu (tietosuojavastaava)
Puhelin: 044 777 9233
Sähköposti: marika.rappu[a]porinsteinerkoulu.fi 

Koulusihteeri Kaisa Kopo
Puhelin: 044 777 9234
Sähköposti: kanslia[a]porinsteinerkoulu.fi 

4. Henkilötietojen käsittely ja rekisterin käyttötarkoitus

Tietojärjestelmä Visma InSchool Primus on kouluhallinnon kokonaistietojärjestelmä. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma. Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina.

Rekisteriä käytetään opetuksen järjestämiseen sekä perusopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömien ja toiminnassa muodostuvien tietojen hallintaan. Rekisteriin tallennetaan oppilaiden koulunkäyntiin ja opetusjärjestelyihin liittyviä tietoja. Rekisterissä on opetusjärjestelyjä koskevia yleisen, tehostetun ja erityisen tuen pedagogisia asiakirjoja sekä opetuksen järjestämiseen liittyviä päätöksiä. Rekisteriin tallennettuja huoltajien yhteystietoja käytetään yhdistyksen jäsen- ja kannatusmaksujen laskutuksessa.

Kurre-ohjelman avulla suunnitellaan ja toteutetaan koko koulua koskeva työjärjestys sekä oppilaskohtaiset lukujärjestykset, jotka näkyvät Wilma-liittymän kautta huoltajille ja oppilaille. Osiosta on lisäksi siirrettävissä aina ajankohtaiset kurssipäiväkirjat, joihin opettajat voivat tehdä tuntimerkinnät ja kirjata oppilaan saamat arvosanat. Nämä ovat huoltajien ja oppilaiden nähtävissä Wilma-liittymän kautta. Wilmaa käytetään myös kodin ja koulun yhteistyössä mm. tiedottamisessa ja viestinnässä.

5. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

• EU:n Tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 6 artikla: 1a, 1c
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Arkistolaki (831/1994)

6. Rekisterin tietosisältö 

Visma InSchool Primus -tietojärjestelmä sisältää seuraavat henkilörekisterit:

• opiskelijarekisteri (sisältää huoltajatiedot)
• opettajarekisteri
• henkilökuntarekisteri

Lisäksi henkilötietoja sisältävät mm. arvioinnin rekisteri, pedagogiset asiakirjat sekä tukitoimien, työssäoppimisen, näyttöjen ja osaamisen tunnistamisen rekisterit. 

Oppilaan tiedot

• Yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. henkilötunnus, nimi, yhteystiedot, Wilma-tunnus) sekä valokuva.
• Huoltajien nimi- ja yhteystiedot sekä Wilma-tunnukset. Oppilaan ja huoltajan osoitetietoja ei

lisätä reksiteriin, mikäli oppilaalla on turvakielto.

• Kouluun ilmoittautumistiedot.
• Oppilaan tuntimerkinnät, mm. poissaolot, aine- ja kurssivalinnat ja suoritukset sekä arviointitiedot ja todistukset liitteineen.
• Yleiset koulunkäyntiin liittyvät tiedot (koulu, luokka, vuosiaste).
• Oppilaan opetussuunnitelma oppiaineineen sekä opetukseen liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, S2-kieli, kieliohjelma, katsomusaine).
• Oppilasta koskevat hakemukset ja päätökset (mm. erityisen tuen päätökset).
• Oppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat.
• Kurinpitoon liittyvät tiedot (mm. jälki-istunto, kasvatuskeskustelu, esineen tai aineen haltuun ottaminen, opetuksen epääminen, opetustilasta poistaminen, vahinkojen korvaaminen ja jälkien siivoaminen)
• Allergiat, jotka vaikuttavat kouluruokailun järjestämiseen. 

Muut tiedot

• Opettajien ja muun henkilökunnan yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. henkilötunnus, nimi, yhteystiedot, Wilma-tunnukset ja oikeudet) sekä valokuva.
• Kouluun liittyvät perus- ja tilatiedot (mm. koulun virallinen numero, osoite, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen ja Wilma-oikeuksiin liittyvät tiedot).
• MultiPrimus ja Kurre -ohjelmilla toteutetut ryhmäkohtaiset työjärjestykset.
• Yhteishakuun lähetettävät tiedot (Opintopolku/KOSKI-järjestelmä).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tärkeimmät tietolähteet ovat opettajat, oppilaat ja heidän huoltajansa. Tietoja kerätään myös oppilaiden aiemmista oppilaitoksista. Oppilashuoltoon liittyviä tietoja saadaan tarpeen vaatiessa koulun ulkopuolisilta yhteistyötahoilta, mm. Porin kaupungilta.

• Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus saada toisiltaan oppilaan/opiskelijan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot (perusopetuslaki 40 §).
• Opetuksenjärjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta oppilaan opetuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen tuottajalta tai terveydenhuollon ammattihenkilöltä (perusopetuslaki 41 §).
• Oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja pyytää myös muilta tahoilta (perusopetuslaki 40 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26 §).

 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

• Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojen siirto lukuvuosittain hammashuollon ja oppilashuollon palveluiden käyttämään asiakassovellukseen.
• Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan toimitetaan uudelle opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.
• Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun ja opintosuoritustiedot KOSKI-järjestelmään. (KOSKI - Opetushallinnon kansallinen opintosuoritus- ja opiskeluoikeusrekisteri, Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).
• Oppilaiden yksilöintitietojen (nimi, luokka, ryhmätiedot, salattu ainutkertainen tunniste, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus) siirto sähköisiin oppimisympäristöihin (Microsoft Office 365 ja Google-ohjelmat).
• Oppilaan henkilö- ja tapaturmatiedot vakuutusyhtiölle.

Kaikki tietojen siirrot tapahtuvat suojattuna.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojärjestelmän/-rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Käyttöoikeudet on annettu käyttäjäryhmittäin. Pääkäyttäjäoikeudet ovat rehtorilla ja koulusihteerillä. Käyttöoikeus rekisterin sisältämiin tietoihin on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Käyttöoikeus perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty tehtävien mukaiset oikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Rehtori päättää käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. 

Yhteydet rekisteriin tapahtuvat suojatun yhteyden kautta. Tietojärjestelmän suojaus perustuu käyttöpalvelutoimittaja Visman palvelinsuojausjärjestelmään. 

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietojen salassapidosta on säännökset perusopetuslain 40 §:ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä. Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä.

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan näitä koskevia voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä/rekisteröidyn alaikäisen huoltajalla on oikeus tarkastaa rekisteröityä koskevat tiedot, vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisua tai tietojen poistamista. Tarkastuspyyntö, oikaisupyyntö ja pyyntö tietojen poistamiseksi tehdään kirjallisella lomakkeella, joka toimitetaan henkilökohtaisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista, muuttamista tai poistamista. Rekisteröidyllä/rekisteröidyn alaikäisen huoltajalla on lisäksi oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä tai oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon, jota rekisteröity ei itse voi muokata. Tietoja ei voida poistaa pyynnöstä, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Päivitetty 13.9.2022.